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Los boletines existen desde hace mucho tiempo, como los correos electrónicos fueron unas de las primeras utilidades que se crearon para facilitar la comunicación entre usuarios. Aunque sean “viejos” siguen siendo efectivos y unas herramientas que, bien utilizadas, ofrecen muy buenos resultados. Por ejemplo, un correo electrónico, aunque esté bien diseñado no funcionará si el asunto no es el idóneo o si el envío se hace en una franja horaria o un día equivocados. También, deberás tener en consideración todos los requisitos legales concernientes a la protección de datos y privacidad de los interesados.
Los objetivos de un boletín de novedades o informativo
Un boletín es un recurso de marketing que se utiliza con bastante frecuencia y, bien utilizado, fomenta la fidelidad de los usuarios. Los objetivos principales que lograrás son:
El receptor del mensaje no debe marcar como correo no deseado tu boletín de novedades y tampoco tiene que darse de baja.
El contenido debe favorecer su lectura.
El enlace que incluyas para que accedan a la página de aterrizaje o la parte de tu web que desees debe ser clicado.
Los 2 primeros puntos están estrechamente relacionados con la redacción de un asunto que enganche al lector, invitándole a abrir el correo y empezar a leerlo. Por otra parte, es fundamental elegir el día y la hora adecuados para conseguir la tasa apertura máxima.
En lo que respecta al tercer y último punto, se encuentra más relacionado con una estructura del contenido bien pensada y una buena redacción. También es muy importante, como comentábamos en líneas anteriores, que tu boletín de novedades se ajuste al Reglamento General de Protección de Datos, también más conocido por las siglas RGPD, que entró en vigor en mayo del año 2018.
¿Lo leo o lo borro? Un buen asunto es esencial
Es la pregunta que se harán la gran mayoría de los receptores de tu boletín de novedades. Las pocas palabras, unas 40 aproximadamente, que ocupan el asunto deberán ser lo suficientemente atrayentes para que lo abran. Tienes que pensar en destacar dentro de todos los correos que tendrán tus potenciales clientes en su bandeja de entrada y que en ese segundo en el que tomen la decisión esta sea abrirlo y leer su contenido.
Conseguirlo no es fácil, pero estos consejos te pueden ayudar a redactar bien un asunto:
Si tu boletín de novedades llegase a la carpeta de spam esto podría deberse al uso de ciertas palabras consideradas como sospechosas de engaño, tanto en el asunto como el cuerpo del mensaje. Frases como “oportunidad de ganar”, “devolución del dinero”, “gana dinero fácilmente”, etcétera pueden ser unas buenas candidatas para ser rechazadas. También ten en cuenta que no se recomienda el uso de mayúsculas o signos de exclamación.
Qué asuntos y temas generan más clics:
Seguramente hayas visto que se suelen incluir símbolos Unicode como caras sonrientes, un sol y muchísimos más. Ciertamente este recurso va a diferenciar tu asunto del resto en una bandeja de entrada repleta de emails, pero no todos los lectores de correo los mostrarán correctamente. Por lo tanto, deberás hacer énfasis en la redacción de un asunto preciso y descriptivo, incluir símbolos debería ser secundario, a modo de refuerzo.
A continuación, te facilitamos un listado con ejemplos y consejos para que te sea más fácil conceptualizar asuntos con gancho para tus boletines de novedades:
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¿Cómo redactar correctamente el contenido de tu boletín?
Al igual que los requisitos para el asunto, la forma en la que estructures el contenido de tu boletín de novedades será determinante para que consigas tus objetivos. En muchas ocasiones los diferentes programas de lectura de correos electrónicos dejan ver a sus usuarios el asunto y los primeros 85 caracteres del contenido. Funcionan de un modo similar a la meta descripción para el SEO. Sabiendo esto, deberás utilizar estas primeras palabras para acabar de detallar el tema de tu boletín y conseguir que el lector sienta curiosidad para seguir leyendo el resto del texto.
Tu objetivo principal va a ser dar a conocer un producto, una marca o un servicio, pero no tiene que parecer como un contenido publicitario, tienes que centrarte en ofrecer un valor añadido al usuario, para que se sienta implicado y le apetezca seguir leyendo. También debes incluir botones o links en los lugares idóneos para conseguir potenciales ventas o, al menos, visitas a tu producto o servicio.
En lo que respecta a la estructura del contenido, piensa que un artículo en internet no es igual que uno impreso en papel. Los usuarios no suelen leer todo el contenido desde el inicio hasta el final, van buscando las partes que más les interesan para resolver sus dudas. Por este motivo, deberías estructurar el texto en un título, subtítulos y párrafos que traten cada uno ideas distintas. De esta manera lograrás que tu boletín se pueda entender de un vistazo y que se puedan localizar los diferentes temas de interés de una forma sencilla y muy visual. Si no ofreces un contenido estructurado y dividido en partes lo más probable es que el internauta se sienta abrumado y deje la lectura en las primeras líneas.
¿Qué factores hay que tener en cuenta para crear un boletín de calidad?
La sección principal de un boletín de noticias debe contener titulares, un párrafo corto que acabe de describir el tema a tratar y, si es preciso, una imagen, pero siempre que aporte información adicional y mejore el contenido. Utiliza también elementos que llamen a la acción, como botones o enlaces para conseguir mayor tasa de apertura.
A la hora de seleccionar un tema a tratar es primordial que sea de interés para el público objetivo al que irá dirigido el texto. Además del título y el párrafo descriptivo el contenido más relevante tiene que estar siempre primero, deja para el final del artículo las partes del tema más tangenciales o superfluas. Intenta, sobre todo, no generar falsas expectativas que no se cumplan tras leer el contenido, solo conseguirás frustrar a tus usuarios y generar desconfianza.
Por lo tanto, un boletín informativo debe tener:
Como comentábamos anteriormente, no es lo mismo un texto escrito para dispositivos electrónicos como ordenadores o móviles que uno pensado para estar impreso en papel. Para publicar contenidos adaptados a pantallas móviles u ordenadores ten en cuenta que tendrán que estar redactados con:
Los artículos largos y que son detallados no suelen ser aptos para el contenido de un boletín de novedades. Es mejor preparar un titular con gancho, un breve texto descriptivo y un enlace para leer más, de esta forma mejorarás tu tasa de apertura.
Si en tienes varios temas disponibles lo mejor que puedes hacer es separarlos claramente en bloques visualmente atractivos que pueden contener el titular, un breve párrafo, una imagen para aportar más información y un enlace para acceder al contenido completo. Cuanto más claro sea, más puntos a tu favor.
En cuanto al tono que deberás utilizar será definido por el tipo de lectores a los que vaya dirigido el contenido. Si no estás seguro lo mejor es que te decidas por escribir un texto en lenguaje formal. Es muy importante que, decidas el tipo de tono que decidas, lo mantengas a lo largo del texto y de todos los contenidos de tu boletín. De este modo, transmitirás coherencia y profesionalidad.
Como último consejo, es altamente recomendable pedirle a un compañero que revise el texto antes de publicarlo. Los errores se suelen encontrar en la segunda o tercera revisión. Este tipo de fallos no son solamente ortográficos o gramaticales, también pueden ser en cuanto a la estructura, el diseño o en cuanto a la coherencia del hilo conductor que tendrá que estar presente de principio a fin.
¿Cómo hacer una buena llamada a la acción?
Para que un boletín de novedades sea perfecto también debe tener una llamada a la acción, que se suele representar en modo de botón. Puedes incluirlo al final del texto, estéticamente debe ser inconfundible y parecerse a un botón para pulsar. Utiliza solo uno siempre que puedas, para que sea inequívoco. El texto que contenga, además de ser claramente legible, debe ser 1 palabra o como mucho 2 que indiquen la acción que se va a efectuar. Evita dentro de lo posible textos largos, es mejor que los pongas en un párrafo encima, y huye de frases como “Haz clic aquí”.
Un ejemplo de un boletín de novedades bien estructurado
A continuación, te mostramos cómo sería la forma perfecta de engranar en un boletín todos los elementos que hemos comentado hasta el momento y que te hagan conseguir unas tasas de apertura mayores:
Asunto:
¿Conoces los 10 errores de SEO más comunes?
El asunto tiene unos 40 caracteres, es directo y con leerlo ya se sabe claramente el tema del que trata. Al utilizar una pregunta ya se incita a la curiosidad del lector, que espera poder aprender trucos y recibir consejos para evitar errores en su estrategia SEO.
Texto:
Tu sitio web tiene un diseño atractivo, el contenido está bien redactado y es directo y claro, pero en los resultados de búsqueda de Google sigues apareciendo en posiciones muy bajas. Es muy probable que hayas cometido uno o varios de los errores más comunes en tu estrategia SEO. Si logras detectarlos y corregirlos comprobarás cómo empezarás a subir posiciones.
Este párrafo es breve y conciso, representa uno de los problemas típicos a los que se suele enfrentar el público objetivo al que va dirigido el texto. Se trata al lector de tú, de forma directa, buscando confianza y complicidad. Además, al final del texto se le ofrece la solución a su problema.
Llamada a la acción:
Más información: 10 errores de SEO
El texto de este apartado es claro. Es un enlace que llevará al lector al artículo completo.
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¿Cuándo es el mejor momento para hacer el envío de tu boletín de novedades?
Aunque hayas conseguido hacer un boletín de novedades perfecto, cuidado hasta el más mínimo detalle, no servirá de nada si no eliges bien cuando enviarlo. Hay momentos en los que se acumulan los correos en las bandejas de entrada de los usuarios, como consecuencia, tu boletín se perderá entre muchos otros correos. El riesgo añadido es que eliminarán la gran mayoría o la marcarán como spam y otros muchos se darán de baja de los boletines de novedades.
Este ejemplo suele suceder los lunes por la mañana, por eso te recomendamos que sigas los siguientes consejos:
Esto son unas guías generales, por supuesto, tendrás que ir afinando y acumulando conocimiento mediante el método de prueba y error. En este caso tienes que tener mucha flexibilidad y capacidad de adaptación, porque los hábitos de los usuarios cambian frecuentemente.
La situación jurídica: los boletines deben cumplir con la RGPD
Cada vez que se envía un boletín hay que cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD que entró en vigor en mayo de 2018. Esta ley trata de proteger los datos personales que se almacenan y utilizan cada vez que se hace el envío de un boletín de novedades.
¿Pero, qué se consideran datos personales? En la unidad 1, apartado 4 se define como “Toda información sobre una persona física identificada o identificable”. Por lo tanto, los nombres y las direcciones de correo electrónico también son consideradas como datos personales.
Existen 2 condiciones legales para poder almacenar los datos personales: o está expresamente permitido por la ley o el interesado la ha permitido explícitamente. Esta última opción será la más común en el caso de envío de boletines de novedades. Es más, esta ley, con el fin de asegurar fehacientemente que el interesado es plenamente consciente de lo que va a aceptar, solo permite el envío de boletines informativos si este ha dado su consentimiento de forma clara y verificable. La forma más común de conseguirlo es mediante el uso de una casilla de verificación para suscribirse a al boletín de novedades.
Como último dato importante, la RGPD exige que el consentimiento del interesado debe ser verificable, como explica en el apartado 7. Por ese motivo, es aconsejable que conserves un registro detallado de los consentimientos con la fecha, la hora y la dirección IP de los interesados.
Opt-in, opt-out o doble opt-in?
Para aquellos que no estén familiarizados del todo con estos términos, se refieren principalmente a las formas de suscripción a un boletín de novedades que puede haber:
Opt-out:
Al contrario que el anterior, en esta modalidad el interesado tiene que dar su consentimiento para empezar a recibir correos electrónicos de novedades.
Opt-in:
En este caso el remitente asume que el interesado ha dado su consentimiento para recibir el boletín siempre y cuando no se oponga de forma activa.
Los procedimientos a tu disposición, que se ajustan a los requerimientos legales actuales, se pueden dividir en:
Dentro de estas 3 opciones, la mejor manera de cumplir con la ley actual es utilizar el método del doble “opt-in”. Las ventajas de hacerlo de este modo son:
Este proceso de suscripción conlleva una aprobación activa de la política de privacidad. Este tipo de aprobación significa que el interesado ha tenido que hacer clic en una casilla de verificación de esta política.
Publicar la política de privacidad
Todos aquellos que guarden datos personales de los interesados están obligados a tener publicada una declaración de protección de datos. En esta página se deben responder a las siguientes preguntas:
Cuál es el objeto por el que se almacenan los datos personales.
La base legal en la que se fundamenta el guardado de estos datos. En el caso del envío de boletines de novedades, se suele fundamentar en el artículo 6, apartado 1, párrafo 1, letra a de la RGPD.
• Especifica durante cuánto tiempo se almacenarán los datos recogidos. Si el plazo no se ha estimado con anterioridad sería suficiente con indicar la duración predeterminada.
Qué formas tiene el interesado para revocar su consentimiento.
Al hilo de este último punto, el artículo 7 (3), en el párrafo 4, la RGPD especifica que la revocación del consentimiento tiene que ser tan fácil como la de otorgarlo. Si ofreces un enlace o un botón que sea claro e inequívoco para que el interesado se de baja estarás cumpliendo con las exigencias de la ley a la perfección. Es posible, si tras hacer clic en el enlace y abrirse una página web de confirmación de la revocación del consentimiento, que el interesado tenga que hacer clic nuevamente en un botón o un enlace para cancelar su suscripción.
El consentimiento informado sucede cuando le ofreces al interesado los datos almacenados para la suscripción al boletín y la finalidad de uso, que podrá consultar en tu página de política de privacidad.
La importancia de seguir los requisitos de la RGPD
Ajustarse a todos los parámetros definidos por esta ley te otorgará una seguridad jurídica que te permitirá realizar el envío de boletines informativos. Por eso, cumplirás con los siguientes puntos:
Recibes una aprobación clara y demostrable por parte del interesado.
El consentimiento ha sido otorgado mediante el método de doble “opt-in”.
Dispones de un registro con el que puedes demostrar y acreditar que recibiste la aceptación explícita.
El interesado podrá revocar su consentimiento de forma sencilla en cualquier momento.
Cómo crear una buena sección de registro
Aunque hayas conseguido un boletín de alta calidad, siguiendo todos los consejos, de poco te servirá si la base de datos de interesados es muy pequeña. Para conseguir incrementar el número de personas que deseen recibir noticias y novedades de tu parte, tendrás que diseñar una buena página de registro. Si no quieres, no es necesario que nombres el término “boletín”, que quizá se pueda llegar a asociar con spam o con correos intrusivos. Puedes utilizar eufemismos como “recibe consejos periódicos por correo electrónico” o “mantente actualizado con la información más reciente”.
En esta página tendrás que especificar a tus usuarios que van a recibir correos electrónicos de forma periódica.
Explícale a los interesados todas las ventajas de suscribirse a tu boletín, por qué deberían hacerlo y detalla todos los beneficios que obtendrán al hacerlo.
Programas para enviar boletines de novedades y soluciones en línea
La gestión de los boletines de novedades y las listas de suscripción se simplifica cuando se utilizan programas o soluciones en línea específicas. Están pensadas para completar todo el ciclo de acciones necesarias para enviar un boletín, hacer pruebas y medir la eficacia de los envíos.
Esto significa que tendrás a tu disposición plantillas, formularios de registro, la gestión de tu base de datos, la posibilidad de utilizar respuestas automáticas y, en algunos casos, será posible realizar test A/B.
Además, con los cambios jurídicos que introdujo la RGPD estos programas ya se encuentran adaptados para cumplir todas las exigencias de esta ley. En el caso de que surgiese algún tipo de duda, el proveedor del programa será el responsable de cualquier infracción, siempre y cuando se utilice según sus indicaciones y recomendaciones.
Estos programas permiten que los boletines se personalicen, dirigiéndose al interesado por su nombre e incluso personalizando el contenido en función de cada uno de ellos. Un ejemplo sucede cuando está a punto de caducar una licencia de un programa y ya se ha programado el envío de un correo electrónico transaccional para avisar de esta situación. Es muy probable que quieras incluir el nombre del cliente en el asunto y, seguramente, algún otro dato personalizado relevante en el cuerpo del mensaje.
Otra de las ventajas de utilizar estos programas es la facilidad para controlar la eficacia de tus comunicaciones. Suelen ofrecer todos los datos de una forma muy visual y amigable, añadiendo gráficos que facilitan su lectura. Sobre todo, te vas a centrar en 2 de los datos más importantes:
El diseño perfecto de tu boletín de novedades
Tanto el diseño web como el de correos electrónicos tienen muchas similitudes en cuanto a la estética, pero tienes que tener en cuenta que no todos los lectores de correo electrónico admiten las hojas de estilos que se suelen utilizar para las páginas web. Por este motivo se suele ofrecer a los destinatarios 2 opciones al registrarse al boletín de novedades, la primera es recibirlo con estilos y la segunda es en texto plano.
Otro factor que has de tener presente para conseguir tu diseño perfecto es la adaptación de tu mensaje a los diferentes tamaños de pantallas. Tu boletín de novedades debería verse bien en todas ellas, por eso tienes que prestar atención a:
Lista de verificación para asegurarte de que cumples todos requisitos legales
Envía tu boletín solamente a aquellos interesados que hayan completado el proceso de doble verificación, doble opt-in, para suscribirse a tus novedades.
Cuando se suscriban, tus interesados deben leer y aceptar proactivamente la política de privacidad.
Redacta un asunto breve que despierte el interés y la curiosidad.
Dirígete de forma cercana y personal a tu público, empieza a hacerlo en el asunto.
Da más importancia a las primeras palabras de tu contenido.
Usa imágenes solamente cuando complementen al texto que acompañan y asegúrate de que aportan información adicional.
Utiliza párrafos para diferenciar ideas, frases cortas y palabras no muy largas. Intenta que tu mensaje sea claro y comprensible. No utilices sustantivos, sustitúyelos por verbos.
Tu botón de llamada a la acción ha de ser llamativo y el lector deberá entender a la primera qué hará cuando se haga clic en él.
Evita el uso de palabras que puedan calificar tu correo electrónico como spam.
Vete probando con test A/B cuándo es el mejor día y la mejor hora para enviar tu boletín de novedades a tus interesados.
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Comentarios
Gregor 26. noviembre 2021 - 8:24
Ein wirklich gelungener Artikel, der knackig auf den Punkt bringt, was bei der Erstellung eines Newsletters wichtig ist. Und ganz nebenbei: Ich finde die grafische Gestaltung sehr gelungen – sie erleichtert das Lesen und ermöglicht es, auch die komplexeren Infos schnell zu durchschauen und zu verinnerlichen.